Quando un professionista acquista beni o servizi che impiega nella sua attività (es. computer, corsi di aggiornamento, ecc.) versa l'IVA come un normale cittadino e deve farsi rilasciare fattura dal fornitore del bene/servizio; le fatture vanno quindi conservate poichè rappresentano la prova legale di aver sostenuto delle spese per la propria attività e dell'IVA pagata su queste spese.

Con la parola "scaricare" si allude al processo di detrazione dell'IVA pagata ai propri fornitori di beni/servizi da quella ricevuta dai propri clienti. In sostanza quello che si deve pagare allo stato è ciò che rimane dell'IVA versata da chi ci ha comprato beni/servizi meno l'IVA che abbiamo versato noi investendo in beni/servizi aziendali. Ogni anno (esclusi i soggetti che svolgono operazioni esenti dall'IVA) artisti e professionisti devono presentare una dichiarazione riepilogativa ai fini IVA.

Naturalmente il discorso vale solo per spese strettamente legate al proprio lavoro: in questo senso vengono difatti effettuati dei controlli a campione. Altra cosa da sottolineare è che le spese sono deducibili solo se:

• Sostenute nell'anno in questione.
• Ben documentate tramite fatture.
• Entro i limiti stabiliti dalla legge.

Per dimostrare a tutti gli effetti di aver avuto delle uscite il professionista deve conservare tutte le fatture relative agli acquisti effettuati e annotarle nel registro degli acquisti.

Se il costo unitario dei beni strumentali all'attività non supera una determinata soglia questi vanno ammortizzati in quote annuali con coefficienti previsti dai vari decreti ministeriali (es. le spese per l'auto sono deducibili al 50%).

Non tutti i costi sostenuti sono tuttavia del tutto deducibili, vediamo alcuni esempi: non è detraibile l'IVA pagata su acquisti/noleggi/leasing di automezzi e sulle spese relative (si veda benzina, pedaggio, manutenzione, riparazioni, ecc.); allo stesso modo non è detraibile l'IVA su alberghi e ristoranti, sull'acquisto di beni di lusso e prestazioni di trasporto di persone.