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- Come rispondere ad una e-mail -
 
TUTORIAL
 Forma, layout e contenuti di una e-mail professionale

Inviare una e-mail professionalmente

 


COME SCRIVERE UNA E-MAIL
Il testo di una e-mail è spesso il nostro primo biglietto da visita, quello che per chi non ci conosce diventa l'impressione decisiva sull'iniziare delle trattative o proseguire nella propria ricerca altrove. Nonostante l'indiscutibile importanza di questa fase esistono più errori che per scarsità di tempo o dimenticanza vengono ignorati/sottovalutati con conseguenti perdite di potenziali clienti. Ecco quindi alcune semplici regole da tenere sempre ben presenti:

  • Velocità - Occorre ricevere e rispondere alle e-mail sempre e tempestivamente, soprattutto in campi molto competitivi (guardiamo la nostra casella e-mail almeno una volta al giorno); se possibile scartiamo gli auto-responder fantasma (con frasi fasulle come "Non siamo in ufficio appena torneremo...").
     
  • Presentarsi - Saluto (prima e dopo il corpo della e-mail), chi siamo (nome, cognome. ecc.), chi rappresentiamo (azienda, sito, ecc.), quale ruolo svolgiamo (responsabile marketing, ecc.), perchè scriviamo (cosa offriamo di adatto al cliente, ecc.) e come contattarci (recapiti, fisici/telematici); impegniamoci a trasmettere sicurezza attraverso la trasparenza.
     
  • Sintesi - Cerchiamo di non perderci in inutili giri di parole e di sintetizzare concetti e contenuti in due o tre frasi al massimo, alleghiamo poi eventuale materiale di approfondimento (in formato DOC, PDF, ecc.) o collegamenti esterni ad esso (siti, depliant, ecc.).
     
  • Chiarezza - Dimostriamo di padroneggiare la terminologia tecnica del nostro settore ma facciamo allo stesso tempo in modo di chiarire con esempi concreti ciò che stiamo descrivendo: ciò che a noi può sembrare banale ad un neofita potrebbe apparire come estremamente criptico.
     
  • Niente errori - Evitare gli errori ortografici/grammaticali/ecc.; rileggere con attenzione costa qualche secondo ma può fare la differenza tra una buona presentazione e una pessima; oltre all'evitare errori banali è anche possibile cercare un linguaggio non ricercato ma almeno scorrevole nella lettura.
     
  • Contatti - La cosa più fondamentale è specificare tutte le possibilità di comunicazione possibili (sito web, indirizzo fisico, e-mail, telefono, fax, IM, voip, ecc.) nonchè sollecitare un contatto più concreto e diretto possibile in modo tale da poter discutere apertamente e in modo completo della questione in gioco.
     
  • Grafica - Cerchiamo di limitare l'uso di immagini al proprio logo, scegliamo un carattere con colore (nero, grigetto, ecc.), stile (Verdana, Arial, ecc.) e dimensioni accettabili (da 9pt a 11pt): usiamo sempre quello; ogni 1-2 paragrafi, dopo il saluto e prima della firma andiamo a capo lasciando una riga vuota.
     
  • Cordialità - Cordialità nel salutare fa sempre piacere purchè non si converta in esagerazione: se un novizio dell'ambiente può risultare lusingato, un cliente più "navigato" può rimanere seccato da un'eccessiva riverenza; altro punto focale: mai creare litigi, meglio piuttosto rinunciare a rispondere nell'immediato per farlo poi in un secondo momento a "freddo"; dobbiamo essere una via di mezzo tra formali e informali (ai colleghi, spiegato il perchè si può dare del tu).
     
  • Creare interesse - Mai specificare prezzi alla prima e-mail o prima di aver avuto contatti diretti (se non di persona, almeno telefonici) e soprattutto mai svendersi o cedere troppo facilmente: è chi ci ha contattati ad avere bisogno di noi e non viceversa; concludiamo sempre con una domanda, un compito da svolgere o comunque una promessa di aggiornamento sulla decisione in una precisa data/ora.
     
  • Niente SPAM - Evitiamo di praticare questa tecnica che danneggia il buon nome di aziende/siti; inviamo e-mail solo a persone consenzienti e non in numero superiore a due cadauna (senza aver avuto riscontro alla prima); tra la prima e-mail e la seconda lasciamo passare 36-48 ore: non scordiamoci di inserirvi una domanda che preveda una risposta (es. "Ha ricevuto la nostra precedente e-mail?", "Ha visto...").
     
  • Atteggiamento - Proponiamoci con un ottimismo basato su concrete fondamenta, cercando di portarci sullo stesso piano di chi ci ascolta; non diamo mai l'idea di voler conseguire una vendita ma dimostriamoci piuttosto onesti consulenti veramente interessati alla riuscita dei progetti del nostro interlocutore.

Seguendo questi semplici consigli avremo modo di accedere, con una marcia in più, alla fase successiva di interazione con il cliente: la trattativa a vera e propria.

 
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